Unser Umgang mit Ihren Daten und Ihre Rechte

Informationen nach Art. 13, 14 und 21 der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)

Sehr geehrter Antragsteller,

Sehr geehrte Antragstellerin,

im Folgenden informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch den Projektträger Jülich und die Baden-Württemberg Stiftung und über die Ihnen nach den datenschutzrechtlichen Regelungen zustehenden Ansprüche und Rechte.

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen können Sie sich wenden?

Verantwortlich im Sinne der DSGVO ist die Baden-Württemberg Stiftung gGmbH, Kriegsbergstraße 42, 70174 Stuttgart, Tel.: +49 (0)711 248 476-0, info@bwstiftung.de, Geschäftsführer: Christoph Dahl.

Die Datenschutzbeauftragte der BW-Stiftung gGmbH ist unter der Anschrift, Cristina Salerno, BW-Stiftung gGmbH, Kriegsbergstr. 42, 70174 Stuttgart oder unter salerno@bwstiftung.de erreichbar.

2. Welche Quellen und Daten werden genutzt?

Der Projektträger Jülich verarbeitet im Auftrag der Baden-Württemberg Stiftung personenbezogene Daten, die er im Rahmen der Beratung, des Antragsverfahrens sowie der Abwicklung des Vertrages und mit der Prüfung der Mittelverwendung von Ihnen erhält. Zudem verarbeitet der Projektträger Jülich im Auftrag der Baden-Württemberg Stiftung – soweit für die Erfüllung der Aufgaben erforderlich – personenbezogene Daten, die von sonstigen Dritten zulässigerweise erhalten wurden.

Relevante personenbezogene Daten sind Personalien (Name, Adresse und andere Kontaktdaten, Geburtstag und -ort und Staatsangehörigkeit), und Legitimationsdaten (z.B. Ausweisdaten). Darüber hinaus können dies auch Antragsdaten (z. B. Auszahlungsantrag), Daten zur Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen sowie andere vergleichbare Daten sein.

3. Wofür werden Ihre Daten verarbeitet (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?

Der Projektträger Jülich verarbeitet im Auftrag der Baden-Württemberg Stiftung personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO).

3.1. Zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DS-GVO)

Zudem unterliegen der Projektträger Jülich und die Baden-Württemberg Stiftung diversen rechtlichen Verpflichtungen, d. h. gesetzlichen Anforderungen (z.B. Kreditwesengesetz, Geldwäschegesetz, Steuergesetze, Verwaltungsverfahrensgesetz, Strafgesetzbuch, Bürgerliches Gesetzbuch).

3.2. Zur Erfüllung eines Vertrages oder vorvertraglicher Maẞnahmen (Art. 6 Abs. 1 Buchst. B DS-GVO)

Darüber hinaus verarbeitet der Projektträger Jülich im Auftrag der Baden-Württemberg Stiftung personenbezogene Daten, die für die Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen als Vertragspartei oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind, die auf Ihre Anfrage erfolgen.

4. Wer bekommt Ihre Daten?

Innerhalb des Projektträgers Jülich und innerhalb der Baden-Württemberg Stiftung erhalten diejenigen Stellen Ihre Daten, die diese zur Vertragserfüllung und gesetzlichen Verpflichtungen brauchen.

Im Hinblick auf die Datenweitergabe an Empfänger außerhalb ist zunächst zu beachten, dass der Projektträger Jülich zur Verschwiegenheit über alle antragstellerbezogenen Tatsachen und Wertungen verpflichtet ist, von denen Kenntnis erlangt wird (Amtsgeheimnis, Bankgeheimnis). Personenbezogene Daten werden nur weitergegeben, wenn dies zur Erfüllung der Aufgaben des Projektträgers Jülich erforderlich ist, gesetzliche Bestimmungen dies gebieten oder der Projektträger Jülich und die Baden-Württemberg Stiftung zur Erteilung einer Auskunft verpflichtet sind. Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger personenbezogener Daten z. B. sein:

• Öffentliche Stellen und Institutionen (z.B. für das Forschungsprogramm zuständige Ministerien auf Bundes- und Landesebene, Bundes- und Landesrechnungshof);
• Von dem Projektträger Jülich eingesetzte Auftragsdatenverarbeiter nach Art. 28 DS-GVO. Dies sind Unternehmen in den Kategorien kreditwirtschaftliche Leistungen, IT-Dienstleistungen, Logistik, Druckdienstleistungen, Telekommunikation und Beratung.

Weitere Datenempfänger können diejenigen Stellen sein, für die Sie dem Projektträger Jülich Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben bzw. für die Sie den Projektträger Jülich und die Baden-Württemberg Stiftung vom Amtsgeheimnis bzw. Bankgeheimnis befreit haben.

5. Werden Ihre Daten veröffentlicht?

Bei dem Abschluss eines Forschungsvertrages ist der Projektträger Jülich im Auftrag der Baden-Württemberg Stiftung verpflichtet, Ihre Daten zu verwalten.

Im Falle der Gewährung einer Finanzierung ist der Projektträger Jülich ebenso wie die Baden-Württemberg Stiftung berechtigt, das Thema des Vorhabens, den Vertragspartner und die ausführende Stelle, die für die Durchführung des Vorhabens verantwortliche Projektleitung (soweit nicht von der Bekanntgabe abgesehen werden soll), den Vertragszeitraum, die Höhe der Finanzierung zu veröffentlichen.

6. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Soweit erforderlich, verarbeitet und speichert der Projektträger Jülich im Auftrag der

Baden-Württemberg Stiftung Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer der Abwicklung des Vertrages, was beispielsweise auch die Anbahnung und Aufhebung eines Vertrages umfasst.

Darüber hinaus unterliegen der Projektträger Jülich und die Baden-Württemberg Stiftung verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus der Haushaltsordnungen des Bundes sowie der Länder, dem Handelsgesetzbuch (HGB)[1], und Vorgaben aus dem Europäischen Beihilferecht ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen zwei bis zehn Jahre.

Schließlich beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die zum Beispiel nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) bis zu dreißig Jahre betragen können, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt.

7. Welche Datenschutzrechte haben Sie?

Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DS-GVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DS-GVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DS-GVO sowie das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DS-GVO. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DS-GVO).

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S.1 f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.

8. Besteht für Sie eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

Im Rahmen der Vertragsbeziehung müssen Sie nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Beratung, die Antragsbearbeitung und die Umsetzung der Finanzierung sowie deren Evaluierung erforderlich sind oder zu deren Erhebung der Projektträger Jülich und die Baden-Württemberg Stiftung gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten wird in der Regel die beantragte Finanzierung abgelehnt oder ein abgeschlossener Vertrag aufgehoben werden müssen.

[1] §§ 238, 257 Abs. 4 HGB